ΟΜΙΛΟΣ ΙΑΣΩ

Δευτέρα, 28 Μαρτίου 2016

ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (συνέχεια): ΝΑ ΚΑΙ ΤΟ Π.Δ. 480/85 ΠΟΥ ΟΡΖΕΙ ΤΗΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΣ





'Άρθρο 2 :Αρχεία Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Ιδρυμάτων, Ν.Π.Δ.Δ> και συνδέσμων αυτών


1. Σε κάθε Οργανισμό Τοπικής Αυτοδιοίκησης και κάθε ίδρυμα, ν.π.δ.δ. και σύνδεσμο αυτών, τηρούνται αρχεία στα οποία φυλάσσονται όλα τα έγγραφα και λοιπά στοιχεία μετά την περαίωση της υπόθεσης στην οποία αναφέρονται και το χαρακτηρισμό τους από τους αρμόδιους υπαλλήλους. Τα αρχεία αυτά διακρίνονται σε "οριστικά" και "προσωρινά"

2. Τα "οριστικά" αρχεία περιλαμβάνουν τα έγγραφα που πρέπει να διατηρηθούν στο διηνεκές τα δε "προσωρινά" όλα τα υπόλοιπα.
......................................................................................
Ε' Δημοτολόγια, μητρώα αρρένων, ληξιαρχεία

1. Βιβλία δημοτολογίου Στο διηνεκές
2. Οικογενειακοί φάκελοι δημοτών και αντίγραφα ληξιαρχικών πράξεων,(εγγραφές στα δημοτολόγια, διορθώσεις λανθασμένων στοιχείων, συμπλήρωση ελλειπόντων, μεταδημότευση). “ "
3. Μητρώα αρρένων (ονομαστικοί κατάλογοι εγγραφές αδηλώτων, διορθώσεις λανθασμένων στοιχείων, συμπλήρωση ελλειπόντων, μεταγραφή, αλλαγή στοιχείων λόγω υιοθεσίας) “ “4. Αιτήσεις για έκδοση πιστοποιητικών προσωπικής και οικογενειακής κατάστασης των δημοτών 3
5. ληξιαρχικά βιβλία γεννήσεων, γάμων, θανάτων και εκθέσεων Στο διηνεκές
6. Φάκελοι ληξιαρχικών γεγονότων 5
7. Αιτήσεις για έκδοση ληξιαρχικών πράξεων 2
.......................................................................

'Άρθρο 6:Διαδικασία εκκαθάρισης παλαιών αρχείων

1. Κάθε επιτροπή βρίσκεται σε απαρτία όταν είναι παρόντα όλα τα μέλη της
2. Η επιτροπή αφού εξετάσει τους φακέλους του αρχείου, αποχωρίζει τα έγγραφα και λοιπά στοιχεία που κατά την κρίση της είναι για καταστροφή και καταγράφει σε πίνακες τον τίτλον της αρχής που τα εξέδωσε την περίληψη και τη χρονολογία έκδοσης τους. Προκειμένου για φακέλους υποθέσεων, ήτοι περισσοτέρων εγγράφων που αφορούν στο ίδιο θέμα, καταγράφει μια ευρύτερη περίληψη που να ανταποκρίνεται στο θέμα το οποίο αφορά ο οικείος φάκελος.
3. Εκάστη επιτροπή τηρεί πρακτικά για τις εργασίες της, που υπογράφονται από όλα τα μέλη της και αποφαίνεται για την καταστροφή των εγγράφων στοιχείων του αρχείου. Οι αποφάσεις της επιτροπής λαμβάνονται κατά πλειοψηφία και στο πρακτικό μνημονεύεται και η γνώμη της μειοψηφίας. Τα πρακτικά της επιτροπής περιλαμβάνουν σε παραρτήματα τους ανωτέρω στην παρ. 2 του παρόντος άρθρου πίνακες.


'Άρθρο 7: Καταστροφή ή διατήρηση εγγράφων

1. Τα πρακτικά των επιτροπών υποβάλλονται στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης με μέριμνα των οποίων εκδίδονται αποφάσεις των συμβουλίων τους για την καταστροφή ή διατήρηση των εγγράφων και λοιπών στοιχείων που αναφέρονται στα πρακτικά. Προκειμένου για καταστρεπτέα έγγραφα, εάν ορισμένα από αυτά θεωρηθούν, ότι πιθανό να είναι χρήσιμα και πέραν του χρόνου που καθορίζεται από τα άρθρα 3 και 4 του παρόντος τότε επαναχαρακτηρίζονται κατά την κρίση των ως άνω επιτροπών και κατά χρόνον όχι μεγαλύτερο του διπλασίου του ήδη προβλεπομένου.

2. Στη συνέχεια καλούνται εγγράφως και με απόδειξη, τα γενικά Αρχεία του Κράτους, να επιλέξουν μέσα σε προθεσμία όχι μικρότερη του ενός η οποία θα ορίζεται στο οικείο έγγραφο, τα ιστορικά ενδιαφέροντος έγγραφα.

Για την επιλογή των ιστορικού ενδιαφέροντος εγγράφων των εκτός της μείζονος περιοχής πρωτευούσης ΟΤΑ τα γενικά Αρχεία του Κράτους δύνανται να εξουσιοδοτούν υπαλλήλους που υπηρετούν στην έδρα κάθε Νομαρχία.

3. Μετά την επιλογή από τα γενικά αρχεία του Κράτους των εγγράφων ιστορικής σημασίας ή την παρέλευση απράκτου της προθεσμίας που τάχθηκε κατά την παρ. 2 του παρόντος άρθρου, ακολουθεί η διαδικασία πολτοποιήσεως των χαρακτηρισθέντων ως καταστρεπτέων εγγράφων σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

4. Τα πρακτικά των επιτροπών, οι εγκριτικές περί καταστροφής αποφάσεις και το έγγραφο της παρ. 2 του παρόντος άρθρου προς τα γενικά Αρχεία του κράτους, φυλάσσονται σε ιδιαίτερο φάκελο του αρχείου ως αναπόσπαστο αρχείο αυτού, διατηρούμενα στο διηνεκές.


Φόρμα επικοινωνίας

Όνομα

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο *

Μήνυμα *